El Código Municipal prevé que el Concejo Municipal cuente con un Secretario. Las funciones de este secretario, básicamente, se extienden, conforme al artículo 53 del Código Municipal, a tres áreas, a saber, levantar y dar fe de las actas de las sesiones del Concejo Municipal, la comunicación de sus acuerdos y preparación de los expedientes de cada acuerdo y la potestad certificadora. No obstante, se ha reconocido que el artículo 53, específicamente su incido d), permite que el Concejo Municipal le pueda delegar ciertas funciones y asignar ciertas tareas. En efecto, debe señalarse que si bien el secretario del Concejo está sometido a las directrices administrativas que emita el Alcalde en materia de prestación de servicio, lo cierto es que ese órgano depende, en lo funcional, del órgano deliberante, ergo, está claro que el Concejo sí le puede asignar otras tareas, fuera de las previstas expresamente en el artículo 53 del Código y puede también delegarle la instrucción de sus funciones. Como por ejemplo: delegar en su Secretario la instrucción de los procedimientos cuya decisión final le competa a ese órgano, preparar y trasladar, de previo a sus sesiones, copia de la correspondencia del Concejo Municipal para que la conozcan los regidores, recibir las mociones de los regidores, preparar la lista de mociones, recibir las solicitudes de audiencia que presenten las personas para ser recibidos ante el Concejo, etc.
Ahora bien, el presupuesto municipal es el plan económico y financiero anual vinculado a la estrategia formulada por el Gobierno Local, por lo que se convierte en una herramienta clave para la gestión pública, sirviendo a la planificación, programación, control y seguimiento y evaluación de las actuaciones municipales. Tiene carácter anual y contiene las previsiones de ingresos que se esperan obtener y los gastos que como máximo se podrán realizar en el ejercicio correspondiente. El presupuesto municipal en Costa Rica se basa en el sistema de Presupuesto Ejecutivo, el cual tiene como objetivo vincular la asignación y gestión de los recursos con el cumplimiento de la estrategia municipal (prioridades y objetivos). Es un documento de gran importancia por ser un instrumento de planificación, dado su carácter limitativo en relación con los gastos en él recogidos, que permite diseñar las condiciones y posibilidades de la acción municipal. La estructura presupuestaria proporciona un control en la gestión y toma de decisiones teniendo en cuenta la naturaleza económica de los ingresos y de los gastos, las finalidades y los objetivos que se pretenden conseguir mediante el desarrollo y los servicios prestados por el Municipio a lo largo del año.
La municipalidad posee la autonomía política, administrativa y financiera que le confiere la Constitución Política. Dentro de sus atribuciones se incluyen acordar sus presupuestos y ejecutarlos. Es atribución del Concejo Municipal acordar los presupuestos y corresponde a la Alcaldía presentar los proyectos de presupuesto, ordinario y extraordinario, de la municipalidad, en forma coherente con el Plan de desarrollo municipal, ante el Concejo Municipal para su discusión y aprobación. Es responsabilidad del alcalde municipal presentar al Concejo, a más tardar el 30 de agosto de cada año, el proyecto de presupuesto ordinario, mismo que deberá satisfacer el Plan Anual Operativo de la manera más objetiva, eficiente, razonable y consecuente con el principio de igualdad y equidad entre los géneros, y la correspondiente distribución equitativa de los recursos. Para elaborarlo deberá utilizar la técnica presupuestaria y contable recomendada por la Contraloría General de la República e incluir dentro del mismo todos los ingresos y egresos probables y en ningún caso, los egresos superarán los ingresos. Dicho presupuesto ordinario regirá del 1° de enero al 31 de diciembre de cada año.
Es imperativo de ley para el Concejo Municipal aprobarlo en el mes de septiembre, en sesiones extraordinarias y públicas, dedicadas exclusivamente a dicho fin y remitirlo a la Contraloría General de la República a más tardar el 30 de setiembre (Fecha Improrrogable). Tan estricto apego merece la fecha que, si el presupuesto ordinario no fuere presentado oportunamente a la Contraloría General de la República, el presupuesto del año anterior regirá para el próximo período, excepto los egresos que, por su carácter, solo tengan eficacia en el año referido.
Para lograr presentar el presupuesto en la fecha exigida, debe la secretaria del Concejo Municipal levantar un acta de cada una de las sesiones, donde hará constar los acuerdos tomados sucintamente, las deliberaciones habidas y firmarlas junto con la Presidente del Concejo Municipal una vez que el Concejo las haya aprobado. Para lo que obviamente debe asistir a las sesiones del Concejo y así poder transcribir, comunicar o notificar los acuerdos del Concejo. Sin su presencia no se podría cumplir con el plazo perentorio de aprobación presupuestaria con las consecuencias comentadas. Pues a todos los presupuestos que se envíen a la Contraloría, se les debe adjuntar copia de las actas de las sesiones en que fueron aprobados. En ellas, deberá estar transcrito íntegramente el respectivo presupuesto, estar firmadas por la secretaria del Concejo y refrendadas por el alcalde municipal, además, debe incluirse el Plan operativo anual, el Plan de desarrollo municipal y la certificación del tesorero municipal referente al respaldo presupuestario correspondiente.
Una vez aprobado el presupuesto por la Contraloría General de la República, se envía el original a la secretaría municipal, donde quedará en custodia, y se remitirá copia al alcalde municipal, al auditor interno, a cada uno de los regidores propietarios, así como a los demás despachos que acuerde el Concejo o indique el reglamento para los efectos. Si, por el contrario, no se envió a tiempo por razones atribuibles al Concejo Municipal, Alcaldía o a la secretaría del Concejo, deberán determinarse las responsabilidades administrativas, civiles y penales que puedan resultar de tal omisión.
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