La regulación sobre el levantamiento de actas de
los órganos colegiados en Costa Rica presenta una interesante particularidad
cuando se trata de los Concejos Municipales, según se desprende de los
recientes dictámenes de la Procuraduría General de la República.
El dictamen PGR-C-074-2024 establece un
principio fundamental al señalar que "En el ámbito municipal, el Concejo
Municipal ostenta la condición de órgano colegiado, por lo que sus sesiones
deben ser grabadas en audio y video a la luz de lo dispuesto en los numerales
50 y 56 de la LGAP, sin embargo, por existir norma especial en el artículo 47
del Código Municipal, no aplica la obligación de transcripción literal del
acta, pues el Código Municipal establece que se debe realizar una transcripción
sucinta".
Esta interpretación se refuerza
significativamente con el dictamen PGR-C-022-2024, que es aún más específico al
establecer que "La obligación impuesta en numerales 50 y 56 de la LGAP,
respecto a transcribir en el acta literalmente todas las intervenciones
efectuadas por los miembros del cuerpo colegiado no resultan aplicable a los
Concejos Municipales". Este mismo dictamen va más allá y protege
expresamente a los funcionarios encargados al determinar que "No es
responsabilidad del secretario del Concejo Municipal transcribir literalmente
las intervenciones de los miembros de este durante las sesiones, mucho menos,
podría incurrir en responsabilidad por no realizar tal actuación".
La aparente contradicción entre la Ley General
de la Administración Pública (LGAP) y el Código Municipal se resuelve mediante
el principio de especialidad normativa. Mientras que la LGAP, en sus artículos
50 y 56, establece como regla general para los órganos colegiados la obligación
de realizar una transcripción literal de todas las intervenciones, el artículo
47 del Código Municipal, como norma especial, establece un régimen diferenciado
para los Concejos Municipales, requiriendo únicamente que "se harán constar
los acuerdos tomados y, suscintamente, las deliberaciones habidas".
Es importante destacar que esta especialidad
normativa no exime a los Concejos Municipales de todas las obligaciones
establecidas en la LGAP para órganos colegiados. La obligación de grabar las
sesiones en audio y video se mantiene vigente, así como la necesidad de
respaldar dichas grabaciones en medios digitales que garanticen su integridad y
archivo. Esto asegura la transparencia y el acceso ciudadano a la información
completa de las sesiones, mientras que el acta, más concisa, sirve como un
instrumento de registro formal de los acuerdos y un resumen de las
deliberaciones.
La formalidad del acta se completa, según
establecen tanto el Código Municipal como la LGAP, con las firmas
correspondientes. El artículo 34 del Código Municipal específicamente señala
que corresponde al Presidente del Concejo "firmar, junto con el Secretario,
las actas de las sesiones", asegurando así la validez formal del
documento.
Es importante tomar nota de lo expuesto por la Procuraduría
General de la República en PGR-C-074-2024
“e) Las comisiones municipales
permanentes y especiales que dependen del Concejo Municipal, están sujetas a
las obligaciones establecidas en los numerales 50 y 56 de la LGAP por ostentar
la condición de órganos colegiados y no estar regidas por normativa especial en
contrario de rango legal. Ergo, deben grabar en audio y video sus sesiones y
levantar trascripciones literales de sus actas”.
Esta interpretación armónica entre ambas
normativas garantiza tanto la eficiencia administrativa como la transparencia,
permitiendo que los Concejos Municipales mantengan un registro detallado de sus
sesiones a través de las grabaciones, mientras que las actas se mantienen como
documentos concisos y prácticos que reflejan los elementos esenciales de cada
sesión, sin necesidad de transcripciones literales que podrían resultar
excesivamente onerosas en términos de tiempo y recursos.
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